Il ruolo di amministratore di condominio prevede un gran numero di responsabilità. Un amministratore deve occuparsi di tanti aspetti della gestione del condominio, a partire da tutto ciò che riguarda la burocrazia e la contabilità. Per non parlare poi di quello che per certi versi è il compito più difficile: fare da intermediario nelle controversie tra i condomini. Nei casi più semplici basta qualche messaggio per chiarire tutto, ma nelle situazioni peggiori i problemi possono arrivare fino all’assemblea di condominio.
Negli ultimi anni tanti amministratori si sono dotati di software condominio, per gestire al meglio il loro lavoro. Sono realmente utili?
Le principali funzioni dei software per la gestione del condominio
I software per la gestione di un condominio hanno tante funzioni diverse, in modo tale da adattarsi alle singole esigenze dei vari amministratori. Lo scopo principale è quello di andare oltre la documentazione cartacea, rendendo obsoleto anche l’uso dei classici fogli Excel.
Con un software di questo tipo potete registrare tutto ciò che riguarda i condomini. Potete tenere traccia delle quote che sono già state versate, e di quelle che mancano all’appello. Potete verificare quando sono le scadenze dei pagamenti, e registrare quali spese sono già state pagate.
In più è possibile gestire i principali adempimenti fiscali del condominio, ad esempio compilando i modelli CU e 770.
I software più innovativi vi consentono anche di accedere a queste informazioni da remoto, grazie a dei database in cloud. In questo modo potete occuparvi del vostro lavoro anche quando siete lontani dal vostro ufficio.
Tra le funzioni più importanti di questi programmi c’è la possibilità di inviare comunicazioni immediate sia ai singoli condomini, sia a eventuali aziende che lavorano con il condominio, come i fornitori, ad esempio.
Rispondere ai propri obblighi
Utilizzare un software di questo tipo può essere molto utile anche per rispondere al meglio a quelli che sono i propri doveri. I principali obblighi di un amministratore di condominio sono l’esecuzione delle delibere assembleari, la convocazione delle assemblee, la gestione delle parti comuni e del conto corrente condominiale, la redazione e la presentazione del bilancio annuale e dei registri, la vigilanza sulla manutenzione, la riscossione dei morosi e la gestione degli adempimenti fiscali. Tutto ciò, deve essere svolto nel pieno rispetto dell’interesse dei condomini.
Ridurre il rischio di errori
Tra i principali vantaggi di usare questi software c’è senza alcun dubbio la riduzione della probabilità di fare errori. Un tempo, utilizzando solamente documenti cartacei, il lavoro di amministratore di condominio risultava decisamente più gravoso. Oggi, al contrario, il programma è in grado di eseguire alcune operazioni in automatico, senza che a doversene occupare sia l’amministratore in prima persona. I calcoli vengono effettuati direttamente sulla base del tipo di documento che si sta redigendo. Anche la suddivisione delle quote è resa più semplice grazie a questi software, che permettono di impostare tutti i dati in modo tale che sia il programma stesso a effettuare tutti i calcoli del caso.